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选用档案密集架有哪些注意事项?

时间: 2021-03-03 14:04 来源: 花都集团

    档案密集架越来越受到各个地区档案馆的亲睐,它的优点缺点前面都已经讲过,那么在选用档案密集架有哪些注意事项?

    第一、新建档案馆库需按照档案馆建筑标准进行设计

    新建的档案馆库需按照档案馆建筑标准进行设计,尤其是楼板的承载能力要给予充分考虑,能够足以承受用密集架装载档案的重量,确保库房的负荷在安全范围之内。


   第二、对普通办公用房进行加固改造

    对于原来为普通办公用房的档案库房,要进行必要的加固改造,提高楼板承重能力,防止楼板出现开裂变形等险情。


    第三、选择首层作为安装档案密集架的馆库

    应选择首层作为安装档案密集架的馆库。只要首层不是架空层,承载重量就没有限制,这样可以避免出现楼板承重能力不足这一问题。


   第四、制订适合密集架档案库房的应急预案

    与传统的五节柜相比,密集架存放档案有一个不足之处,就是档案转移前必须先进行打包,否则无法转移。因此,制订应急预案时要有针对性,明确准备包装材料(如各种包装袋、包装箱)的数量、人员调配方案,以便出现意外险情(如火灾、水灾等)时抢险人员能够迅速将密集架里面的档案进行打包,及时转移到安全地点。此外,档案资料上架时要将防范突发事件等因素考虑进去,有意识地将重要档案排放于靠近出口的位置,方便转移。


    第五、于生产厂家订做特殊规格的密集架

    特殊规格主要是指密集架各层里面的空间比普通密集架略大,原因是便于将传统的五节柜一节一节地分别放入密集架中的各层。这样,一旦出现险情,抢险人员可以从密集架中直接取出分体的五节柜,免于打包,从而赢得转移档案的时间。这种模式既具有密集架节省库房空间等优点,又可以克服密集架不能快速转移档案这一弱点。现实工作中,有些单位已经采用这种复合式做法,效果不错。


    第六,选择信誉好的厂家、质量高的密集架产品。

    目前,生产密集架的工厂较多,产品质量参差不齐。一些厂家为了降低生产成本,生产过程偷工减料,导致密集架的质量较差购置后使用不久便出现各种各样的问题,加之厂家售后服务跟不上,影响密集架的正常使用。因此,选择密集架前需要多作了解,做到货比三家,选择信誉好的厂家,才能保证产品的质量。使用过程中即使偶然出现故障,也能及时得以排除,不影响档案工作的正常开展。


    综上所述,档案密集架虽然有其优点,但是也有不少缺点,因而并不适用于每一个单位。是否适用于某个单位,需要根据这个单位的实际情况来决定。如果不考虑实际情况,不加分析地使用,很容易带来安全隐患,产生不良后果。只有满足一定的条件,科学、合理地使用密集架,才能够做到扬长避短,体现其先进性,从而达到提高档案管理现代化水平这一目的。

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